Workflows
Workflow, bir iş sürecini otomatikleştiren uçtan uca bir adımlar dizisidir. Saf bir messaging flow'unun aksine, bir workflow insan eylemlerini, sistemler arası devirleri ve paralel dalları içerebilir.
Workflow nedir?
Workflow, bir iş sürecinin tam koreografisini tarif eder: kim ne yapar, ne zaman, hangi sonuçla ve sırada kim alır. Workflowlar tamamen otomatik, tamamen manuel veya — en yaygın olarak — ikisinin karışımı olabilir.
Örnek: yeni bir B2B müşterisi için onboarding workflow'u, otomatik karşılama mesajı, hukuk ekibinin manuel sözleşme incelemesi, destek tarafından teknik kurulum, customer success manager tarafından onboarding demosu ve sonunda otomatik bir onay e-postası içerir.
Workflow vs flow
| Yön | Flow | Workflow |
|---|---|---|
| Kapsam | Bir mesaj zinciri | Bütün bir iş süreci |
| Katılımcılar | Sistem gönderir, kişi alır | Birden çok sistem, birden çok ekip, birden çok kişi |
| Otomasyon | Tam otomatik | Kısmen — insan adımlarıyla |
| Araçlar | Flow Builder | Workflow motoru, BPM platformu, proje araçları |
| Süre | Saniyeler ile günler | Günler ile aylar |
Bir workflow alt adımlar olarak birden çok flow içerebilir. İki terim birbirini tamamlar, rekabet etmez.
Messaging bileşenli tipik workflowlar
- Lead-to-customer workflow: Lead yakalama → bot tarafından niteliklendirme → satışa devir → demo → sözleşme → onboarding.
- Destek workflow: Bilet oluşturma → yönlendirme → bot veya L1 temsilci ilk yanıt → isteğe bağlı L2 yükseltme → çözüm → memnuniyet anketi.
- Sipariş workflow: Sipariş → onay → ödeme → karşılama → kargo tetikleyicisi → teslimat → değerlendirme isteği.
- İK onboarding: Sözleşme → IT hesabı → 1. günde karşılama WhatsApp'ı → deneme süresi check-in'leri → 90 günlük geri bildirim.
Workflow kontrolleri
Sağlam workflowlar saf flowların ötesinde mekanizmalara ihtiyaç duyar:
- Durum makinesi: Hangi durumdayız? (Beklemede, Sürmekte, Müşteri Bekleniyor, Tamamlandı)
- SLA takibi: Adım başına zaman sınırı — aşılması yükseltme tetikler.
- Paralellik: Birden çok dal aynı anda çalışır (örn. paralel olarak kredi kontrolü ve sözleşme taslağı).
- Koşullu dallanma: «Sipariş değeri 5.000 €'dan büyükse → yönetici onayı, aksi takdirde doğrudan gönderim».
- Denetim günlüğü: Kim ne zaman ne yaptı — uyumluluk ve hata analizi için.
Hangi iş için hangi araç
| İhtiyaç | Doğru araç |
|---|---|
| Bir kişiye mesaj dizisi | Flow Builder |
| Kodsuz birkaç sistemi bağla | Zapier, Make, n8n — otomasyon platformları |
| İnsan görevli karmaşık BPM | BPM platformları (Camunda, Kissflow) |
| Veri pipeline'ları / ETL | Uzmanlaşmış veri entegrasyon araçları |
SendSeven ilk iki katmanı kapsar: araç içinde flowlar ve daha geniş sistem koreografisi için Zapier, Make ve n8n için resmi bağlayıcılar.
Workflow hijyeni
- Belgeleme: Her workflow yazılı bir tanıma ihtiyaç duyar — aksi takdirde 6 ay sonra kimse 3. adımın neden orada olduğunu hatırlamaz.
- Sahibi: Her workflow için sorumlu olan bir kişi vardır.
- İnceleme döngüsü: Yılda bir, tüm adımların hâlâ gerekli olup olmadığını kontrol edin.
- Ölçüm noktaları: Hangi veri nerede yakalanır? Dönüşüm izleme, drop-off analizi.