Workflows
Un workflow es una secuencia end-to-end de pasos que automatiza un proceso de negocio. A diferencia de un mero flow de messaging, un workflow puede incluir acciones humanas, traspasos entre sistemas y ramas paralelas.
¿Qué es un workflow?
Un workflow describe la coreografía completa de un proceso de negocio: quién hace qué, cuándo, con qué resultado y a quién pasa a continuación. Los workflows pueden ser totalmente automatizados, totalmente manuales o — lo más habitual — una mezcla de ambos.
Ejemplo: un workflow de onboarding para un nuevo cliente B2B incluye un mensaje de bienvenida automático, una revisión manual del contrato por legal, una configuración técnica por soporte, una demo de onboarding por el customer success manager y un email de confirmación automático al final.
Workflow vs flow
| Aspecto | Flow | Workflow |
|---|---|---|
| Alcance | Una cadena de mensajes | Un proceso de negocio entero |
| Participantes | El sistema envía, el contacto recibe | Varios sistemas, varios equipos, varios contactos |
| Automatización | Totalmente automatizada | Parcialmente — con pasos humanos |
| Herramientas | Flow Builder | Motor de workflow, plataforma BPM, herramientas de gestión de proyectos |
| Duración | Segundos a días | Días a meses |
Un workflow puede incluir varios flows como sub-pasos. Los dos términos se complementan, no compiten.
Workflows típicos con componente messaging
- Workflow lead-to-customer: Captura de lead → cualificación por bot → traspaso a ventas → demo → contrato → onboarding.
- Workflow de soporte: Creación de ticket → enrutamiento → primera respuesta por bot o agente L1 → escalado L2 opcional → resolución → encuesta de satisfacción.
- Workflow de pedido: Pedido → confirmación → pago → cumplimiento → disparador de envío → entrega → solicitud de reseña.
- Onboarding de RR. HH.: Contrato → cuenta de TI → WhatsApp de bienvenida en el día 1 → check-ins del periodo de prueba → feedback a los 90 días.
Controles de workflow
Los workflows robustos necesitan mecánicas más allá de los flows puros:
- Máquina de estados: ¿En qué estado estamos? (Pendiente, En curso, Esperando al cliente, Completado)
- Seguimiento de SLA: Límite de tiempo por paso — su incumplimiento dispara un escalado.
- Paralelismo: Varias ramas corren a la vez (p. ej. verificación de crédito y redacción de contrato en paralelo).
- Ramificación condicional: «Si valor del pedido > 5 000 € → aprobación del manager, en otro caso envío directo».
- Registro de auditoría: Quién hizo qué cuándo — para cumplimiento y análisis de errores.
Qué herramienta para qué trabajo
| Necesidad | Herramienta adecuada |
|---|---|
| Secuencia de mensajes a un contacto | Flow Builder |
| Conectar varios sistemas sin código | Zapier, Make, n8n — plataformas de automatización |
| BPM complejo con tareas humanas | Plataformas BPM (Camunda, Kissflow) |
| Tuberías de datos / ETL | Herramientas especializadas de integración de datos |
SendSeven cubre las dos primeras capas: flows dentro de la herramienta, además de conectores oficiales para Zapier, Make y n8n para una coreografía sistémica más amplia.
Higiene de workflows
- Documentación: Cada workflow necesita una descripción escrita — de lo contrario, a los 6 meses nadie recuerda por qué está el paso 3.
- Propietario: Una persona es responsable de cada workflow.
- Ciclo de revisión: Comprobar anualmente si todos los pasos siguen siendo necesarios.
- Puntos de medición: ¿Qué datos se capturan y dónde? Seguimiento de conversión, análisis de drop-off.