Workflows
Un workflow è una sequenza end-to-end di passi che automatizza un processo aziendale. A differenza di un puro flow di messaging, un workflow può includere azioni umane, passaggi di consegne tra sistemi e rami paralleli.
Cos'è un workflow?
Un workflow descrive la coreografia completa di un processo aziendale: chi fa cosa, quando, con quale risultato e a chi va dopo. I workflow possono essere completamente automatizzati, completamente manuali o — il più delle volte — un mix dei due.
Esempio: un workflow di onboarding per un nuovo cliente B2B include un messaggio di benvenuto automatico, una revisione manuale del contratto da parte del legal, una configurazione tecnica da parte del supporto, una demo di onboarding da parte del customer success manager e un'e-mail di conferma automatica alla fine.
Workflow vs flow
| Aspetto | Flow | Workflow |
|---|---|---|
| Ambito | Una catena di messaggi | Un intero processo aziendale |
| Partecipanti | Il sistema invia, il contatto riceve | Più sistemi, più team, più contatti |
| Automazione | Completamente automatizzata | Parzialmente — con passi umani |
| Strumenti | Flow Builder | Motore di workflow, piattaforma BPM, strumenti di project management |
| Durata | Secondi a giorni | Giorni a mesi |
Un workflow può includere più flow come sotto-passi. I due termini si completano, non sono in concorrenza.
Workflow tipici con componente messaging
- Workflow lead-to-customer: Cattura del lead → qualificazione tramite bot → passaggio alle vendite → demo → contratto → onboarding.
- Workflow di supporto: Creazione del ticket → instradamento → prima risposta tramite bot o agente L1 → escalation L2 opzionale → risoluzione → sondaggio di soddisfazione.
- Workflow di ordine: Ordine → conferma → pagamento → fulfillment → trigger di spedizione → consegna → richiesta di recensione.
- Onboarding HR: Contratto → account IT → WhatsApp di benvenuto il giorno 1 → check-in del periodo di prova → feedback a 90 giorni.
Controlli di workflow
I workflow robusti hanno bisogno di meccaniche oltre ai puri flow:
- Macchina a stati: In quale stato siamo? (In attesa, In corso, In attesa del cliente, Completato)
- Monitoraggio SLA: Limite di tempo per passo — il suo superamento attiva un'escalation.
- Parallelismo: Più rami girano contemporaneamente (es. verifica del credito e stesura del contratto in parallelo).
- Branching condizionale: «Se valore dell'ordine > 5.000 € → approvazione del manager, altrimenti spedizione diretta».
- Log di audit: Chi ha fatto cosa e quando — per conformità e analisi degli errori.
Quale strumento per quale lavoro
| Esigenza | Strumento giusto |
|---|---|
| Sequenza di messaggi a un contatto | Flow Builder |
| Collegare più sistemi senza codice | Zapier, Make, n8n — piattaforme di automazione |
| BPM complesso con task umani | Piattaforme BPM (Camunda, Kissflow) |
| Pipeline di dati / ETL | Strumenti specializzati di integrazione dati |
SendSeven copre i primi due livelli: flow all'interno dello strumento, più connettori ufficiali per Zapier, Make e n8n per una coreografia di sistema più ampia.
Igiene dei workflow
- Documentazione: Ogni workflow ha bisogno di una descrizione scritta — altrimenti, dopo 6 mesi, nessuno ricorda perché esiste il passo 3.
- Proprietario: Una persona è responsabile per ogni workflow.
- Ciclo di revisione: Verificare annualmente se tutti i passi sono ancora necessari.
- Punti di misurazione: Quali dati vengono catturati dove? Tracciamento delle conversioni, analisi dei drop-off.