Workflows
Workflow to kompleksowa sekwencja kroków, która automatyzuje proces biznesowy. W przeciwieństwie do zwykłego flow messagingowego, workflow może obejmować działania ludzkie, przekazania między systemami i równoległe gałęzie.
Czym jest workflow?
Workflow opisuje pełną choreografię procesu biznesowego: kto co robi, kiedy, z jakim rezultatem i komu trafia dalej. Workflowy mogą być całkowicie zautomatyzowane, całkowicie ręczne lub — najczęściej — mieszanką obu.
Przykład: workflow onboardingu nowego klienta B2B obejmuje automatyczną wiadomość powitalną, ręczny przegląd umowy przez dział prawny, konfigurację techniczną przez support, demo onboardingowe od customer success managera i automatyczny e-mail potwierdzający na końcu.
Workflow vs flow
| Aspekt | Flow | Workflow |
|---|---|---|
| Zakres | Łańcuch wiadomości | Cały proces biznesowy |
| Uczestnicy | System wysyła, kontakt odbiera | Wiele systemów, wiele zespołów, wielu kontaktów |
| Automatyzacja | W pełni zautomatyzowana | Częściowo — z krokami ludzkimi |
| Narzędzia | Flow Builder | Silnik workflow, platforma BPM, narzędzia projektowe |
| Czas trwania | Sekundy do dni | Dni do miesięcy |
Workflow może zawierać kilka flowów jako podkroki. Oba terminy się uzupełniają, nie konkurują.
Typowe workflowy z komponentem messaging
- Workflow lead-to-customer: Pozyskanie leada → kwalifikacja przez bota → przekazanie do sprzedaży → demo → umowa → onboarding.
- Workflow wsparcia: Utworzenie ticketu → routing → pierwsza odpowiedź bota lub agenta L1 → opcjonalna eskalacja L2 → rozwiązanie → ankieta zadowolenia.
- Workflow zamówienia: Zamówienie → potwierdzenie → płatność → realizacja → wyzwalacz wysyłki → dostawa → prośba o ocenę.
- Onboarding HR: Umowa → konto IT → powitalny WhatsApp pierwszego dnia → check-iny okresu próbnego → feedback po 90 dniach.
Kontrole workflow
Solidne workflowy potrzebują mechanizmów wykraczających poza czyste flowy:
- Maszyna stanów: W jakim jesteśmy stanie? (Oczekujący, W toku, Czeka na klienta, Zakończony)
- Śledzenie SLA: Limit czasu na krok — jego przekroczenie wyzwala eskalację.
- Równoległość: Kilka gałęzi biegnie jednocześnie (np. sprawdzenie kredytu i przygotowanie umowy równolegle).
- Warunkowe rozgałęzienie: „Jeśli wartość zamówienia > 5 000 € → akceptacja menedżera, w przeciwnym razie bezpośrednia wysyłka".
- Dziennik audytu: Kto co kiedy zrobił — dla zgodności i analizy błędów.
Które narzędzie do której pracy
| Potrzeba | Właściwe narzędzie |
|---|---|
| Sekwencja wiadomości do kontaktu | Flow Builder |
| Połącz kilka systemów bez kodu | Zapier, Make, n8n — platformy automatyzacji |
| Złożone BPM z zadaniami ludzkimi | Platformy BPM (Camunda, Kissflow) |
| Pipeline'y danych / ETL | Wyspecjalizowane narzędzia integracji danych |
SendSeven obejmuje pierwsze dwie warstwy: flowy w narzędziu plus oficjalne konektory dla Zapier, Make i n8n dla szerszej choreografii systemów.
Higiena workflow
- Dokumentacja: Każdy workflow potrzebuje pisemnego opisu — inaczej po 6 miesiącach nikt nie pamięta, po co jest krok 3.
- Właściciel: Jedna osoba jest odpowiedzialna za każdy workflow.
- Cykl przeglądu: Co roku sprawdzaj, czy wszystkie kroki są nadal potrzebne.
- Punkty pomiaru: Jakie dane są przechwytywane i gdzie? Śledzenie konwersji, analiza drop-offów.